Di bawah ini adalah rangkuman mengenai teori empat lensa-nya W. Edwards Deming. Waktu saya kuliah di kimia yang saya masih ingat itu adalah hubungan antara hukum dan teori. Hukum itu merupakan bukti empiris. Misalkan hukum kesetimbangan massa, hukum kekelan energi dan lain sebagainya. Sedangkan teori itu adalah hasil pemikiran yang menjelaskan hukum itu. Misalnya teori atom Dalton bisa menjelaskan hukum kesetimbangan masa. Berdasarkan ini saya menganalogikan bahwa teori empat lensa-nya Deming itu menjelaskan prinsip-prinsip atau hukum yang ada di sistem-sistem yang ada. Seperti gambar di atas.
Theory of Profound Knowledge dapat dipahami dengan mempelajari empat lensa yang berbeda satu sama lain, tetapi saling terkait dan tidak bisa dipisahkan dalam penerapannya. Karena itu, pelatihan mengenai filosofi Deming ini kemudian lebih banyak menggunakan nama Teori Empat Lensa, yang terdiri dari:
-
Berpikir sistem (system thinking) untuk memimpin system.
-
Memahami variasi (variation) dalam perencanaan dan pemecahan masalah.
-
Memahami pengetahuan (knowledge) agar bisa melakukan perbaikan.
-
Memahami manusia (people) dan mengapa mereka bertindak seperti itu.
Keempat lensa tersebut saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain, dalam arti pemahaman dan penerapan lensa yang satu akan menjadi lebih efektif jika dikaitkan dengan lensa-lensa yang lain.
1. Lensa Pengetahuan
Pada hakikatnya tidak ada objektivitas di dunia ini, itu hanyalah mitos. Karena kita tidak pernah melihat objek sebagaimana objek itu adanya. Kita melihat objek itu berdasarkan apa yang terlihat oleh kita. Kita melihat objek itu dengan persepsi kita.
Kita tidak akan pernah mengungkapkan fakta secara lengkap, kita hanya memandang dunia dengan persepsi kita masing-masing. Dan persepsi tidak sama dengan fakta. Oleh karena itu kita harus bersikap rendah hati dan berfikiran terbuka jangan merasa pengetahuan kita paling hebat.
Untuk menghindari kesalahan akibat perbedaan persepsi, maka kita menggunakan definisi operasional yaitu definisi yang rumusannya didasarkan pada sifat-sifat atau hal-hal yang dapat diamati atau definisi yang rumusannya menggunakan kata-kata yang operasional, sehingga variabel bisa diukur
Pengetahuan adalah gabungan antara teori dan pengalaman atau teori yang sudah diujikan atau dilakukan. Teori itu sesuatu yang mendasari, berupa hipotesis atau asumsi yang berasal dari membaca buku, sharing pengalaman orang lain, googling, dan lain sebagainya. Teori dibutuhkan untuk membuat prediksi ketika memutuskan dan mengerjakan sesuatu.
Meningkatkan pengetahuan harus melalui proses pembelajaran (learning) adalah ketika kita membandingkan antara yang sudah dikerjakan dengan teori sebelumnya, baik berhasil atau tidak, bisa mengambil insight.
Bila pada saat pengalaman menunjukkan bahwa perkiraan atau teori kita tidak akurat, tetapi kita tidak bersedia untuk memodifikasi dan/atau meninggalkan teori yang salah tersebut, ini tidak terjadi pembelajaran (no learning), dan karenanya tidak terjadi peningkatan pengetahuan.
Keputusan yang dibuat merupakan prediksi dan dalam prosesnya terjadi kesenjangan waktu antara teori atau asumsi yang kita pilih dengan keputusan, implementasi dan evaluasinya. Dalam proses pemilihan teori sampai keputusan dan evaluasinya, kondisi bisa berubah, untuk itu harus mengantisipasi terjadinya perubahan-perubahan yang ada. Kita harus fleksibel. Seperti halnya dalam penetuan sebuah target ini jangan dijadikan sebuah tujuan melainkan sebagai sebuah alat ukur, karena sewaktu-waktu bisa berubah di dalam perjalanannya.
Untuk itu kita harus menjadi seorang manusia pembelajar seumur hidup dengan melakukan pembelajaran terus menerus karena tidak ada namanya obyektifitas. Kita tidak pernah bisa sesuai dengan fakta, yang ada kita hanya bisa mendekatinya, walau pun kita tidak pernah sesuai dengan fakta. Pembelajaran yang terus menerus membuat prediksi kita semakin tajam sehingga keputusan-keputusannya semakin efektif. Syarat untuk menjadi pembelajar adalah sikap rendah hati dan bersedia dikoreksi. Dengan organisasi pembelajar, akan tereksplore adanya tantangan–tantangan dan peluang-peluang baru.
2. Lensa Sistem
Sistem adalah jaringan yang terdiri dari pemimpin dan komponen-komponen yang saling bergantung dan bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan ditetapkan oleh pemimpin. Tanpa tujuan maka tidak bisa disebut sebagai sebuah sistem. Seperti halnya kumpulan bagian dan onderdil mobil di garasi, tidak disebut sistem karena dia tidak mempunyai tujuan sebagai mobil.
Ketika berfikir secara sistem (system thinking) maka kita memandang sebagai sistem secara menyeluruh, artinya output atau kinerja selalu disebabkan oleh sistem atau dengan kata lain sistem sebagai penyebab kinerja. Menurut Deming kesalahan kerja 95% disebabkan oleh sistem sisanya baru oleh yang lain.
Di dalam sebuah sistem ada struktur yang terbentuk. Struktur dapat berupa hubungan antar komponen secara horizontal, maupun vertikal antara sub ordinat dengan superior. Struktur secara kasat mata dapat dilihat dalam pembagian tugas dan wewenang, struktur organisasi, atau peraturan-peraturan dan kebijakan yang ada, termasuk nilai dan budayanya. Perilaku seseorang di dalam sistem sangat dipengaruhi oleh struktur yang ada.
Semakin kuat struktur di dalam sistem, semakin seragam perilaku yang terjadi di antara anggota sistem. Kekuatan struktur ini tidak hanya dari struktur formal dan peraturan tertulis saja, termasuk non formal.
Dengan memahami prinsip ini, kita tidak bisa serta merta menuding seseorang, karena perilaku seseorang lebih banyak ditentukan oleh struktur yang ada. Konsekuensi dari sini tidak bisa menilai sebuah keberhasilan atau kegagalan disebebakan oleh satu komponen saja di dalam sistem. Jadi kalau ada sebuah kesalahan terjadi, maka tidak usah saling menyalahkan. Pihak terkait lebih sebagai penanggung jawab untuk menindaklanjuti kesalahan yang terjadi.
Dalam suatu sistem, fokusnya adalah pada proses bukan pada hasil. Semakin baik proses tersebut dipahami, semakin baik hasilnya. Yang paling penting adalah bagaimana bagian-bagian itu bekerja sama. Pertimbangkan untuk mencoba membuat mobil menggunakan mesin terbaik, mungkin dari Ferrari; transmisi terbaik, mungkin dari Audi; sasis terbaik, mungkin dari Lotus; dan lain-lain. Tentu saja itu tidak akan berhasil. Bagian-bagiannya harus dirancang agar dapat bekerja sama. Tim all-star seringkali tampil buruk. Hanya karena para pemainnya hebat, bukan berarti mereka telah belajar bekerja sebagai sebuah tim.
Memahami hubungan antar komponen. Pertama perlu kita pahami bahwa konsep proses utama dan proses pendukung. Di dalam sebuah SIPOC, khususnya bagian proses, kita harus melakukan identifikasi proses mana yang merupakan proses utama dan mana yang merupakan proses pendukung. Proses utama adalah proses yang langsung memberikan nilai tambah bagi pelanggan, sedangkan proses pendukung menempatkan proses utama sebagai pelanggannya. Jangan pernah merubah peran antar proses ini dalam sebuah sistem. Jika berubah, maka sistem secara keseluruhan akan berubah. Perubahan hanya bisa dilakukan bila tujuan sistem berubah dan sistem secara fundamental berubah.
Prinsip kedua dalam hubungan antar komponen ini, kita juga perlu memahami bahwa hubungan korelasi antar komponen juga tidak selamanya bersifat positif. Korelasi beragam ditambah fakta bahwa kapasitas antar komponen yang biasanya tidak sama besar, menyebabkan kita “tidak dapat” memaksimumkan setiap komponen di dalam sistem. Kita hanya dapat mengoptimalkan komponen agar tujuan sistemnya tercapai maksimal.
Akibat adanya hubungan korelasi yang tidak positif, maka pada dasarnya kita tidak akan dapat memaksimalkan setiap komponen, karena sistem akan melakukan koreksinya sendiri agar tujuan keseluruhan sistem tercapai. Namun bila kita paksa untuk memaksimalkan suatu komponen yang sebenarnya tidak diperlukan, maka sistem secara keseluruhan akan terganggu dan pada akhirnya tujuan sistem tidak akan tercapai.
Prinsip ketiga dalam hubungan antar komponen yang harus dipahami pemimpin adalah kapasitas setiap komponen tidak sama, sehingga kapasitas sebuah sistem dipengaruhi oleh komponen dengan kapasitas terkecilnya. Keseimbangan kapasitas harus diciptakan agar tidak terjadi pemborosan pada komponen, khususnya pada komponen yang kapasitasnya lebih besar.
Persaingan menjadi sangat tidak relevan bahkan bertentangan dengan berfikir secara sistem. Bila kita meminta setiap komponen berlomba-lomba meningkatkan kapasitasnya, maka sebenarnya keberhasilan sang juara (berkapasitas terbesar) merupakan usaha yang sia-sia bagi kapsitas sistem secara keseluruhan.
3. Lensa Variasi
Data menjadi sangat penting agar kita mempunyai basis yang sama dalam melihat fakta, rencana, dan kemajuan yang dicapai. Dengan memperjelas konteksnya, maka perbedaan persepsi terhadap data tersebut dihindari seminimal mungkin.
Data terdiri dari data proses (leading) dan data hasil (lagging). Data proses memberikan kesempatan yang lebih baik dan lebih besar untuk melakukan perbaikan. Tanpa data proses, sulit bagi kita melihat masalah, potensi masalah, dan potensi perbaikan. Data hasil penting juga agar kita bisa lebih menyepakati tujuan bersama. Data hasil diperoleh dari pelanggan dan memperhatikan kemampuan proses.
Setiap orang, setiap proses, setiap sistem memiliki variasi masing–masing. Variasi tidak dapat dihilangkan, tetapi dapat dikelola atau diperbaiki. Variasi ada dua yaitu variasi biasa (noise) dan variasi khusus (signal). Penting untuk memahami dan membedakan keduanya.Variasi biasa (noise) adalah variasi yang ditimbulkan dalam oleh sistem yang dibangun, sedangkan variasi istimewa (signal) adalah variasi karena perubahan dalam proses.
Dalam bahasa yang lebih teknis dikatakan bahwa variasi adalah lensa yang sangat penting untuk mengukur kapasitas, kinerja sistem dan bahan proses perbaikan (improvement). Variasi menggambarkan seberapa jauh keterandalan (reliabilitas) sebuah sistem. Dengan batas kemampuan komponen yang berbeda, variasi keluaran (output) sistem dan bahkan keluaran antarkomponen pasti tidak terelakkan.
Semakin kecil variasi, akan semakin mudah pula keluaran (output) diprediksikan, yang berkolerasi pada stabilnya kapasitas. Karena itulah, setiap komponen perlu selalu mengontrol dan memperkecil variasi keluarannya masing-masing. Semakin kecil variasi dan semakin dekat prediksi keluaran dengan keluaran yang sesungguhnya semakin tinggi pula kualitasnya.
Salah satu tujuan kualitas adalah mengurangi variasi. Pemimpin yang tidak mengerti variasi sering meningkatkan variasi dengan tindakan mereka.
Memperbaiki variasi biasa dengan memperkecil variasi atau mengubah titik rata-rata, hanya dapat dilakukan oleh pemimpin dengan mengubah sistem secara keseluruhan.
Memperbaiki variasi istimewa, dengan melakukan investigasi penyebab dan mengisolasinya agar tidak terulang. Variasi ini dapat diperbaiki dengan PDCA (Plan – Do – Check – Action).
Apabila variasi biasa (noise) diinterpretasikan sebagai variasi khusus (signal), kita hanya akan membuang waktu dan biaya untuk melakukan investigasi terhadap persoalan yang sebenarnya tidak ada. Selain itu jika diambil tindakan ke variasi umum yang dianggap variasi khusus ini, hanya akan memperbesar variasi dan dengan demikian menurunkan kualitas.
Sebaliknya, variasi khusus diintepretaskan sebagai variasi biasa, pemimpin akan terlambat untuk memperbaiki proses. Jika proses terlambat untuk diperbaiki dan kapasitas proses tetap tidak dapat diprediksi, kualitas juga tidak dapat ditingkatkan lebih baik.
4. Lensa Manusia
Setiap manusia pada dasarnya unik. Baik karakter, sifat, kebiasaan, kompetensi, persepsi, proses belajar dan kemampuan tiap orang berbeda-beda satu dengan yang lain. Seorang pemimpin harus memahami keunikan yang menjadi kekuatan orang-orangnya, memanfaatkan dan memaksimalisasi kekuatan-kekuatan tersebut demi kepentingan yang lebih besar, yakni kepentingan perusahaan agar bisa tumbuh dan berkembang bersama-sama.
Pada intinya setiap orang akan melakukan hal-hal yang terbaik yang bisa mereka lakukan jika mereka berada dalam sebuah lingkungan yang memperlakukan mereka dengan baik dan memberi mereka kesempatan dan tantangan untuk bisa melakukan hal-hal terbaik yang mereka bisa lakukan. Ini merupakan asumsi dasar dari lensa keempat ini. Setiap orang ingin melakukan hal yang terbaik jika diberi kesempatan, sarana dan prasarana untuk melakukannya.
Tugas pemimpin untuk menyediakan lingkungan kerja yang kondusif bagi pertumbuhan dan perkembangan orang-orangnya ini tidak bisa dilaksanakan bila pemimpin hanya mengandalkan logika semata-mata.ia harus belajar untuk memahami adanya faktor-faktor psikologis yang mempengaruhi manusia.
Hal penting lainnya dalam lensa keempat ini adalah perbedaan dalam melihat motivasi. Bila kita percaya bahwa manusia itu pada dasarnya ingin melakukan yang terbaik, sebenarnya kita juga percaya bahwa motivasi itu sudah ada pada diri setiap karyawan. Inilah yang disebut Deming sebagai motivasi intrinsik, motivasi yang berasal dari dalam diri manusia itu sendiri yaitu aktor-faktor yang menimbulkan kepuasan kerja, yang membuat karyawan menunjukkan motivasi yang kuat.
Untuk itu seorang pemimpin bertugas mengembalikan motivasi intrinsik, dengan cara menghilangkan sebanyak mungkin motivasi ekstrinsik, agar muncul kembali motivasi dari dalam karyawan. Artinya seorang pemimpin perlu memperhatikan hal-hal yang menghambat motivasi intrinsik karyawan, seperti menghilangkan katakutan. Itu sebabnya diperlukan cara kepemimpinan yang jitu, yang disesuaikan untuk tiap-tiap orang sesuai keunikan mereka.
Selanjutnya, lensa keempat ini mengajarkan bahwa dengan memahami manusia dan sistem, pemimpin perlu melihat bagaimana manusia dan sistem berinteraksi. Deming memandang kinerja (performance) yang kita lihat sebenarnya adalah kinerja dari suatu sistem (system performance) karena adanya interaksi kuat antara sistem dan manusia.
Jadi, lewat lensa keempat ini Deming mengajarkan bahwa pemimpin perlu menyadari bahwa walaupun memiliki keunikan, setiap manusia juga memiliki kesamaan, yakni mereka akan berusaha untuk melakukan yang terbaik bila berada dalam suasana yang kondusif, serta diperlakukan dengan baik. Kesadaran dan keyakinan akan hal ini merupakan modal utama kepemimpinan. Kesadaran dan keyakinan semacam ini menuntut keterlibatan hati untuk sungguh-sungguh mau memikirkan dan memahami orang-orang yang dipimpin, berusaha membangun sistem yang membuat setiap pemimpin tumbuh dan berkembang menjadi diri mereka yang terbaik.
sumber gambar :
Understanding and Application of Deming's System of Profound Knowledge in Healthcare - Experiences of and Lessons Learned by the Healthcare Value Network’s “Acceleration & Assessment Team” by Mike Stoecklein,
Referensi :
1. Empat Lensa Terobosan Baru Paradigma Kepemimpinan Dunia Baru
No comments:
Post a Comment