Ketika Lapangan Tidak Seindah Rencana

Saya pernah mengerjakan relayout ruangan selama bekerja di tempat saya bekerja sekarang. Relayotu karena ada departemen yang pindah ke ruangan baru, relayout karena penambahan staff dan lain sebagainya. Dari pekerjaan ini saya mendapatkan sebuah pembelajaran yang menarik. Kalau melihat di kertas lay out ruangan terasa luas, namun ketika dipraktekkan ke lapangan terasa sempit. Ternyata di lapangan tidak seindah rencana. Malah pernah kejadian harusnya di area tersebut bisa muat satu meja, ternyata tidak. Kalau mau harus dengan meja yang lebih kecil ukurannya. Padahal waktu merancangnya sudah berdasarkan gambar lay out perusahaan. Jadi tidak asal-asalan.

Setelah diskusi dengan seorang pelaksana proyek di tempat saya bekerja, dia bilang wajar saja hal itu terjadi. Ada "kesalahan" perencanaan yang dilakukan oleh saya. Kalau saya melihat ada ruangan 3 meter x 3 meter, sesungguhnya itu adalah ukuran dari kolom ke kolom (besi yang ada di tengah-tengah tembok). Yang kalau di lapangan ruangan yang tersedia kurang dari 3 meter x 3 meter. Jadi empirisnya, bisa dibilang meleset dari gambar rancangan ke lapangan itu sekitar 70%. 

Dari sini yang menjadi catatan penting adalah kita harus hadir ketika menurunkan rencana di atas kertas di lapangan.  Untuk mengantisipasi segala kemungkinan yang terjadi di luar rencana. 

Suatu saat, atasan saya bercerita tentang orang Jepang yang suka membuat skala 1 banding 1 kalau membuat barang teknik atau mesin. Mereka kalau mau membuat kapal, gambar tekniknya benar-benar sebesar kapal yang akan dibuatnya. Waktu itu atasan saya tidak menjelaskan mengapa, namun kalau dihubungkan dengan pengalaman saya sebelumnya, penggunaan skala 1 banding 1 untuk menghindari melesetnya rencana ketika diturunkan ke lapangan. 

Saya terapkan pemakaian skala 1 banding 1 ketika menangani proyek pemindahan instalasi pengolahan air untuk produksi dari atas ke basement mesjid di pabrik. Pertama saya minta kepada tim maintenance untuk membuat skala 1 banding 1 di basementnya. Menggunakan kapur beraneka warna, teknisi maintenance manggambar posisi tangki, pompa, pipa dan lain sebagainya. 

Setelah tergambar semua, mulailah pemindahan instalasinya. Dengan dibantu teknisi dari vendor mesin pengolahan air, pemindahan dimulai. Tantangannya adalah bagaimana caranya pemindahan ini tidak mengganggu produksi sama sekali. Dengan menggunakan skenario yang sudah disusun akhirnya dipindahkan satu demi satu. Walhasil pemindahan ini membutuhkan waktu 5 hari, tanpa ada penghentian produksi dan hanya satu kali pembelian air olahan dari vendor air RO, karena khwatir air yang diproduksi selama pindahan ini tidak memadai. 

Kalau saya simpulkan, keberhasilan dari pemindahan instalasi ini karena perencanaan yang matang dan detail. Termasuk dengan pembuatan gambar skala 1 banding 1. 

Dari sini, saya berusaha menyimpulkan buatlah rencana sedetail mungkin, cari informasi sebanyak-banyaknya. Namun kalau informasinya terbatas, bukan berarti kita hanya berhenti di membuat rencana dilanjutkan dengan pelaksanaan. Karena atasan saya pernah berkata, orang tidak akan ketempuhan (tertimpa sial) atas sesuatu yang tidak diketahuinya. Selama penurunan rencana ke lapangan, kita harus berada di tempat. Untuk memastikan segala sesuatunya sesuai rencana dan mengantisipasi kalau terjadi perubahan-perubahan di lapangan. Dan yang terpenting adalah kalau kita gagal dalam merencanakan, maka artinya kita sedang merencanakan sebuah kegagalan.

Image by Lorenzo Cafaro from Pixabay