Apa Itu Sistem?

Pertandingan mix martial art (MMA)

Ini pernah terjadi. Beberapa bulan setelah rampung memperoleh sertifikat CPKB (Cara Pembuatan Kosmetika yang Baik) kami menghadapi sertifikasi SJH (Sistem Jaminan Halal). Biasanya kegiatan sertifikasi seperti kegiatan audit. Ada tim dari lembaga yang berwenang berkunjung dan melakukan pemeriksaan. Mereka akan memeriksa lapangan dan dokumen yang terkait. 

Mengenai dokumen, ada yang bertanya, "apakah kita harus buat SOP yang baru?" Maksudnya dia yang satu untuk sertifikasi CPKB dan yang satu untuk sertifikasi SJH dokumennya harus dipisahkan. Teman saya nyeletuk, "Gampang saja. SOP yang ada tinggal ditambahi "bismillah" di atasnya. Gampang, kan?" Teman saya ini sedang bercanda namun maksudnya benar. 

Kalau menurut saya kita tidak harus membuat SOP yang terpisah untuk dua keperluan yang berbeda karena yang mau diperiksa itu-itu juga. Orang dari BPOM memeriksa fasilitas produksi, begiu juga orang LP POM MUI memeriksa tempat yang sama. Cuma bedanya adalah kalau orang BPOM memeriksa dengan aspek CPKB sedangkan orang LP POM MUO dengan aspek SJH. Nah terus dokumennya bagaimana agar bisa diperiksa untuk dua tujuan berbeda?

Dokumen atau SOP-nya tetap satu, tetapi persyaratan-persyaratan CPKB dan SJH kita masukkan ketika menyusun SOP yang ada. Jadi kita tidak perlu membedakan dokumennya. Terus kalau kita tarik lebih jangan sampai SOP yang dibuat lebih untuk memenuhi kebutuhan sertifikasi atau audit belaka. Membuat SOP ini juga untuk mendukung performance operasi perusahaan, bukan diada-adakan.

Terus hal ini juga tidak berhenti sampai di dokumen SOP saja tetapi lebih besar dari itu yaitu sistem. Kalau saya lihat, yang saya tahu, ada beberapa perusahaan yang menerapkan banyak sistem. Seperti negara China, satu negara dengan dua sistem. Untuk politiknya komunis untuk ekonominya liberal. Menurut saya sebaiknya sistem itu satu, jangan dua atau lebih. Kalau lebih dari satu nanti ngehang kayak komputer. Mana ada ada PC atau laptop yang mempunyai operating system? Biasanya hanya satu. Kalau enggak windows, ios, atau open source seperti linux. Pernah saya menemui satu laptop dipasang dua operating system namun efeknya laptopnya jadi terasa berat dan mengganggu ketika dipakai. Akhirnya salah satunya dilepas.

Begitu juga dengan sistem yang ada di perusahaan. Kalau terlalu banyak, nanti jadi keberatan dalam beroperasinya. Terus pertanyaannya adalah bagaimana kalau kita mau menerapkan GMP (Good Manufacturing Practices), ISO 9001, SHE dan lain sebagainya? Bukankan itu sistem semua? Iya benar. Apa yang saya katakan sistem yang digunakan hanya satu itu bukan berarti kita tidak bisa menerapkan ISO dan lain sebagainya. Bukan itu.

Mari kita lihat pengertian dari sistem. Saya mengambil pengertian dari Deming. Sistem adalah jaringan yang terdiri dari pemimpin dan komponen-komponen yang saling bergantung dan bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Jadi sistem itu diadakah untuk membuat semua elemen yang ada mencapai tujuan dari sistem tersebut. Apa tujuan dari sistem organisasi perusahaan? Perusahaan adalah organisasi bisnsi tujuannya adalah mendapatkan keuntungan gampangnya. 

Saya terinspirasi dengan perusahaan dawaballa di India. Yaitu perusahaan yang mengantarkan makan siang ke para pekerja yang dibuatkan oleh istri atau orang rumahnya. Kebanyakan karyawannya adalah berpendidikan rendah dan buta huruf. Namun dengan kondisi seperti itu mereka mampu mengorganisasikan puluhan bahkan ratusan kotak makan siang ke seluruh penjuru India. Dan mereka berani mengklaim hanya melakukan satu kesalahan dalam 6 juta pengiriman. Saya pernah mendengar bahwa perusahaan ini menjadi tempat para mahasiswa bisnis seperti Hardvard belajar.

Apakah perusahaan ini mengaku melaksanakan six sigma? Tidak! Namun hasil pekerjaan mereka sudah mencapai 6 sigma. Apakah mereka menerapkan ISO 9001? Tidak! Namun pelanggannya puas. Karena makan siang mereka tidak salah kirim dan sampai di tempat kerja pelanggan dengan tepat waktu. 

Jadi sekarang mari kita kembangkan sistem sendiri yang bisa mencapai tujuan perusahaan. Semua bentuk sertifikasi yang ada baik six sigma, ISO 9001, Deming Prize, GMP dan lain sebagainya adalah bentuk periksa apakah sebuah sistem di perusahaan sesuai dengan semua ini. Untuk mudahnya biasanya ada perusahaan yang cenderung pada sistem tertentu. Seperti Toyota itu merupakan gabungan TQM-Lean, GE cenderung six sigma, Nutrifood cenderung ke TQM dan lain sebagainya. Tentu saja dalam pengembangannya disesuaikan dengan kondisi masing-masing perusahaan. Bisa saja ada perusahaan dalam mengembangkan sistemnya mengambil backbone-nya TQM. Untuk beberapa keperluan yang mungkin tidak dicover oleh backbone-nya diambil dari tools dari yang lain. Ini ibaratnya seperti atlit MMA (Mix Martial Art). Umumnya para atlit ini punya disiplin tertentu. Misalnya Khabib Nurmagomedov dia displin bela dirinya adalah sambo (bela diri khas Rusia). Sambo ini merupakan bela diri yang bagus di main bawah (submission) seperti gulat atau Brazillian jiu jutsu. Mungkin untuk tendangan atas dia belajar dari taekwondo untuk pukulan dari tinju atau karate. Namun backbone-nya adalah sambo. 

Jadi mulai sekarang, mari kita kembangkan sistem di perusahaan sendiri, tidak peduli sistem apa pun, yang bisa penting mencapai tujuan perusahaan dan sesuai dengan nilai-nilai serta budaya perusahaan tersebut. 

Gambar oleh Mirko Zax dari Pixabay